Wysyłanie obrazu do USA - procedury, wymagania, co należy wiedzieć

data publikacji: 14-02-2023

Mam za sobą zakończoną sukcesem wysyłkę obrazu do Nowego Jorku. Procedury nie były skomplikowane, ale należało zwrócić uwagę na parę ważnych rzeczy. Postanowiłem podzielić się informacjami z dwóch powodów - po pierwsze, aby przybliżyć osobom stającym przed tego typu wyzwaniem cały proces, po drugie, aby samemu sobie zanotować całą procedurę i w przyszłości, gdyby przyszło mi ponownie wysłać obraz do USA, wiedziałbym o co należy zadbać.

Przygotowanie obrazu do wysyłki do USA - najważniejsze informacje

Do Stanów, a dokładnie do Nowego Jorku, wysłałem akwarelę o formacie A4 na papierze Winston&Newton o gramaturze 300g. Zapakowałem ją w foliową koszulkę. Wcześniej, od przodu i tyłu, przekładając zwykłym papierem 80g. Od tyłu obraz zabezpieczyłem 3-milimetrową płytą pilśniową dociętą z lekkim marginesem. Od frontu zabezpieczeniem była 1-milimetrowa przeźroczysta płytka z pleksi (także nieco większa niż obraz). Akwarela "siedziała" pośrodku, wpasowana, bez żadnych luzów, ściśnięta pomiędzy pleksi a płytę, które okleiłem na okrętkę w kilku miejscach papierową taśmą malarską. Tak przygotowany pakunek owinąłem jedną warstwą folii bąbelkowej, którą na okrętkę, tak jak wcześniej, złapałem w kilku miejscach, tym razem typową taśmą klejącą. Całość zapakowałem w papier pakowy. Uzyskałem zgrabną paczuszkę o wymiarach mniej więcej 31x22x1cm. Za pomocą szerokiej, przeźroczystej taśmy klejącej zabezpieczyłem ostatnią warstwę oklejając papier szczelnie dookoła. Dzięki temu całość była w miarę wodoodporna. Na górę przykleiłem twardszą koszulkę foliową do której później włożyłem list przewozowy.

Przesyłka do Stanów - wybór kuriera

W obecnych czasach oferta przesyłki do Stanów jest dość szeroka. Przejrzałem co proponują firmy kurierskie obecne na polskim rynku. Ceny kształtowały się od około 90 do ponad 800 złotych. Nie ukrywam, że czynnik finansowy był dla mnie głównym wyznacznikiem. Przy okazji rozejrzałem się także za wysyłką obrazów w większych formatach i ze zdziwieniem zauważyłem, że firmy kurierskie dają możliwość zrealizowania wysyłki obrazów (np. 120x40cm) w miarę przystępnych cenach (około 500zł - czy to przystępna cena - oczywiście jest kwestią dyskusyjną, ale jeśli weźmiemy kwestię niestandardowego gabarytu, zabezpieczenia obrazu, ciężaru i faktu, że ma dotrzeć na drugi koniec planety to cena nie wydaje się bardzo przerażająca) i w bardzo krótkim czasie realizacji (nawet w 3 do 5 dni). To bardzo dobra informacja dla Twórców i ich Klientów zza oceanu.

Zdecydowałem się na firmę UPS. Posiadają przystępnie zorganizowany formularz prowadzący krok po kroku, w którym podajemy swoje dane, określamy adres docelowy, rodzaj wysyłki, precyzujemy czy chcemy ubezpieczyć przesyłkę (za kilka złotych można wykupić ubezpieczenie przesyłki na kilka tysięcy euro). Przede wszystkim dają możliwość zapisania sobie obecnej oferty wysyłkowej i skorzystania z niej później. Co jednak najważniejsze, po podaniu najważniejszych danych otrzymujemy jasne kwotę oraz informacje o całej procedurze wymaganej podczas procesu wysyłki.

Wysyłka - procedura i śledzenie przesyłki

Procedura jest następująca:

• przechodzimy przez formularz podając swoje dane, dane odbiorcy, określając co przesyłam, o jakiej wartości oraz skąd paczka ma zostać odebrana przez kuriera,
• otrzymuję wyświetloną cenę (100zł) z zapytaniem o możliwość wykupienia ubezpieczenia przesyłki (+4zł),
• przechodzę do płatności
• po dokonaniu płatności wyświetla się lista linków z dokumentami do pobrania i link do wypełnienia faktury (celnej?) - to bardzo ważne żeby zapisać sobie na dysku wszystkie dokumenty i mieć do nich dostęp w przyszłości bo na maila przyjdzie nam tylko link do etykiety przewozowej który jest ważny tylko w określonych okolicznościach (podejrzewam, że do czasu odbioru przesyłki przez kuriera)
• wypełnienie faktury celnej to ważny element - należy zwrócić należytą uwagę aby sprawdzić wprowadzone dane - ja w miejsce adresu docelowego miałem wklejony adres odbioru paczki co było potem źródłem niepotrzebnych problemów
• w razie braku jakichś dokumentów UPS skontaktuje się z nami w celu ich uzupełnienia (o czym za chwilę)

Po uiszczeniu 105zł za przesyłkę z ubezpieczeniem (4zł), wydrukowaniu listu przewozowego, wydrukowaniu 3 kopii faktury celnej (mają być 3 kopie) oczekiwałem na kuriera. List przewozowy wsunąłem do foliowej koszulki przyklejonej do paczki (oczywiście zaklejając ją szczelnie), faktury celne przekazałem kurierowi do ręki i tyle... I tyle na ten dzień, bo potem zaczęły się maile.

Obrazy pod szczególnym nadzorem przy przesyłce z UE do USA

Na drugi dzień dostałem maila z Agencji Celnej UPS z zapytaniem czy obraz jest namalowany czy wydrukowany. Po poinformowaniu UPS, że namalowany, otrzymałem następujące dokumenty do wypełnienia:

• karta odprawy celnej eksportowej - określamy, że nie jest wymagane wystawienie komunikatu IE599, a wysyłany towar nie wymaga indywidualnej odprawy celnej (to w przypadku gdy towar nie przekracza wartości 1000 euro i 1000kg), określamy, że odprawa celna jest ostateczna (zaznaczając jaki charakter ma przesyłka, w moim przypadku był to prezent), określamy czy koszt transportu jest wliczony w cenę towaru, wypełniamy pole "tłumaczenie faktury" opisując co jest zawartością przesyłki (czyli np. obraz akwarelowy na papierze 300g o formacie A4), określamy czy wywóz dotyczy towarów o znaczeniu strategicznym (nie), wpisujemy numery załączonych faktur (tu był problem, bo faktury już nie miałem przy sobie - wszystkie dałem kurierowi, ale wystarczył telefon do miłej pani z UPS (która do mnie pisała w sprawie tych dokumentów) i podała mi co należy wpisać w to pole), podajemy dane kontaktowe, podpisujemy się i tyle - wygląda to na dość skomplikowaną rzecz wymagającą sporej wiedzy, ale prawda jest taka, że formularz wypełniamy metodą eliminacji - no w końcu obrazek akwarelowy nie ma strategicznego znaczenia - tzn. ma, dla nas, ale dla kraju i dla UE już niekoniecznie :D
• upoważnienie do działania w formie przedstawiciela pośredniego - upoważniamy UPS do działania w naszym imieniu jako naszego przedstawiciela pośredniego - podajemy swoje dane, zaznaczamy zgody, przy czym WAŻNE - upoważniamy jednorazowo podając nr przesyłki (no chyba że chcemy na stałe lub do określonej daty, ale moim zdaniem bezpieczniej upoważniać jakiś podmiot do konkretnej przesyłki) - podpis i tyle
• oświadczenie do urzędu celnego - oświadczamy, co tak na prawdę przesyłamy (kto jest autorem, podajemy rok powstania, technikę, wartość oraz na jakiej podstawie określiliśmy wartość dzieła) - podpisy i już
• oświadczenie eksportera, że towar nie podlega wywozowi - kolejny raz oświadczamy, że nasz obraz nie ma znaczenia strategicznego dla bezpieczeństwa państwa, dla pokoju międzynarodowego, itp, itd.

Po wydrukowaniu, wypełnieniu i podpisaniu ww. dokumentów zrobiłem smartfonem ich zdjęcia i odesłałem milej pani z UPS. To już praktycznie koniec przygód z przesyłką po stronie polskiej (o problemie z fakturą celną już wspomniałem, więc nie będę tego powtarzał).

Czy i w jakim stanie obraz dotarł do USA?

Obraz dotarł pod wskazany adres po kilku dniach. Paczka była delikatnie uszkodzona - pęknięte pleksi, wygięta płyta pilśniowa - prawdopodobnie paczka została czymś przygnieciona lub ściśnięta. Na szczęście, jak zapewniają mnie nowi właściciele obrazu, których serdecznie pozdrawiam, akwareli nic się nie stało i bez szwanku czeka na oprawienie i powieszenie na ścianie.

Słowem podsumowania

Nie taki diabeł straszny i drogi jak go malują. Oczywiście wysyłka obrazu do USA, oraz bardziej ogólnie - wysyłka obrazu za granicę, wymaga pewnych operacji i zaangażowania, ale jak najbardziej jest możliwa i zachęcam do otwarcia się na klientów spoza lokalnej społeczności - czego Wam i sobie również życzę.